Préambule
Chez Artelia, nous accordons une grande importance à votre vie privée et nous nous engageons à protéger les Renseignements personnels que nous recueillons.
Objectifs et application
Le présent document constitue notre Politique de confidentialité, de protection des données ainsi que l’avis de confidentialité Web et décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels.
Cette politique s’applique à tout utilisateur du site Internet. En décidant de naviguer sur notre site, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos Renseignements personnels, conformément à la présente politique et aux lois en vigueur en matière de Renseignements personnels.
Définitions
Les définitions ci-dessous visent à servir de guide afin de s’assurer que tous aient la même compréhension des termes qui, autrement, pourraient laisser place à l’interprétation :
Site Internet
Désigne le site Internet de l’entreprise qui renvoie à la présente Politique.
Incident de confidentialité
La consultation, l’utilisation ou la communication non autorisée par la loi d’un Renseignement personnel ou la perte d’un Renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel Renseignement.
Un incident de confidentialité peut donc prendre plusieurs formes : intrusions par un tiers dans le système informatique d’une organisation, attaque par rançongiciel, perte de données provoquée par un virus ou par une faille informatique, extraction de données par un employé ou une personne non autorisée, etc.
Profilage
La collecte et l’utilisation de Renseignements personnels afin d’évaluer certaines caractéristiques d’une personne physique, notamment à des fins d’analyse du rendement au travail, de la situation économique, de la santé, des préférences personnelles, des intérêts ou du comportement de cette personne.
Renseignement personnel
Tout Renseignement qui concerne un individu et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel qu’un nom, des données de géolocalisation, un identifiant de traçage en ligne ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à l’identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.
Renseignement personnel
Tout Renseignement qui concerne un individu et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel qu’un nom, des données de géolocalisation, un identifiant de traçage en ligne ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à l’identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.
Raisons pour lesquelles nous recueillons vos Renseignements personnels
Lorsque vous naviguez sur notre site Internet, nous recueillons vos Renseignements personnels qu’à des fins pour lesquelles nous avons d’abord obtenu votre consentement, à l’exception des situations permises ou requises par la loi. Les principales raisons pour lesquelles nous recueillons vos Renseignements personnels sont les suivantes :
- Pour faciliter le processus d’embauche
- Pour communiquer plus facilement
- Pour se conformer aux différentes politiques de l’entreprise
- Pour protéger nos intérêts
- Pour atteindre nos objectifs commerciaux
- Pour vous envoyer des communications marketing
- Pour améliorer nos différents services
- Pour prévenir tout incident et/ou fraude en matière de cybersécurité
- Pour l’administration de nos bases de données
- Pour se conformer à toute obligation légale ou contractuelle de l’entreprise
Types de Renseignements que nous recueillons
Nous pouvons recueillir les Renseignements personnels suivants :
- Nom, adresse, sexe et numéro de téléphone
- Date de naissance
- Numéro d’assurance sociale (NAS)
- Curriculum vitae
- Informations bancaires
- Pièces d’identités
- État civil
- Géolocalisation
- Information sur le(la) conjoint(e) et sur la/les personnes à charge
- Données biométriques
- Etc.
Nous pourrions également obtenir des Renseignements personnels par le biais de technologies de géolocalisation et/ou de profilage. Toutefois, ces technologies sont toujours, par défaut, désactivées. S’il s’avère nécessaire d’utiliser l’une ou l’autre de ces méthodes, nous obtiendrons d’abord votre consentement.
Utilisation des cookies
Sur notre site Internet, nous utilisons Google Analytics. Il s’agit d’un outil d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de notre site Internet nous permettant d’améliorer l’expérience offerte sur celui-ci et les outils qui s’y trouvent. Google Analytics utilise des témoins (cookies) qui analysent vos activités sur le site.
Seuls les témoins de navigation nécessaires au bon fonctionnement du site web sont activés par défaut. Chaque utilisateur a la possibilité de sélectionner et paramétrer les témoins de navigation qu’il souhaite sans que ce paramétrage n’ait une incidence sur l’accessibilité du site; seule la performance du site internet pouvant en être affectée.
Pour plus de détails sur la façon dont les Renseignements ou les données collectés sont utilisés par Google, nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité et conditions d’utilisation de Google. Vous pouvez également désactiver l’envoi de vos données d’activité à Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur prévu à cet effet.
Personnes à qui nous communiquons vos Renseignements personnels
Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à des tiers ou à des prestataires de services pour les fins mentionnées ci-dessus ou tel qu’indiqué dans la présente politique. Nous ne vendrons ni ne louerons vos Renseignements personnels à des tiers ni n’échangerons les Renseignements personnels avec des tiers. Toutefois, nous pouvons communiquer des Renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige.
Les catégories de prestataires de services ayant accès à vos Renseignements personnels comprennent les prestataires de services engagés pour :
- La gestion de la paie et du temps
- La gestion des bases de données des caméras de sécurité et de l’accès aux portes des bâtiments
- L’assistance informatique
- Les audits financiers
- Les logiciels de ressources humaines ou développement
- L’hébergement du site internet
Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos prestataires de services, veuillez contacter le Responsable de la protection des Renseignements personnels dont les coordonnées sont inscrites ci-après.
Protection de vos Renseignements personnels
Nous nous assurons de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les Renseignements que nous recueillons et nous les conservons pour une durée qui respecte nos obligations légales et seulement pour les fins nécessaires.
Certaines situations sont hors de notre contrôle et un incident de cybersécurité impliquant une fuite de données pourrait tout de même survenir. En naviguant sur notre site Internet, vous consentez à une telle possibilité et reconnaissez que nous ne pourrons être tenus responsables des préjudices qui pourraient découler en cas d’incident.
Durée de conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec, les données personnelles recueillies sont conservées pour une durée maximale de 24 mois suivant leur collecte, sauf obligation légale contraire ou consentement explicite de l’utilisateur pour une conservation prolongée.
À la fin de cette période, les données personnelles seront soit détruites de manière sécuritaire, soit anonymisées de façon irréversible. Les méthodes de destruction peuvent inclure la suppression définitive des fichiers numériques ou le déchiquetage des documents papier. L’anonymisation, quant à elle, vise à rendre les données non identifiables.
Votre consentement
Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des Renseignements personnels en question. En général, nous demandons votre consentement au moment de la cueillette et si nous voulons utiliser vos informations à une fin pour laquelle vous n’avez pas consenti au moment de la cueillette, nous l’obtiendrons avant d’utiliser vos Renseignements personnels.
En acceptant la présente Politique, vous consentez à la collecte de vos Renseignements personnels par l’entreprise. Vous comprenez également que vous pouvez en tout temps, sur demande, être informé des Renseignements personnels recueillis vous concernant, des catégories de personnes qui ont accès à ces Renseignements au sein de l’entreprise, de la durée de conservation de ces Renseignements, ainsi que des coordonnées du Responsable de la protection des Renseignements personnels, au besoin.
Avant la fin de la durée de conservation de vos données, soit 24 mois, vous serez invité à renouveler votre consentement quant à la conservation et à l’utilisation de celles-ci pour une période équivalente. À défaut de consentement renouvelé, les données seront détruites ou anonymisées, conformément à notre politique de gouvernance.
Vos droits sur vos Renseignements personnels
En tout temps, vous pouvez faire une demande au Responsable de la protection des Renseignements personnels afin :
- D’avoir accès aux Renseignements personnels que nous avons recueillies sur vous
- De rectifier les Renseignements personnels que nous avons recueillies sur vous
- De retirer votre consentement à la cueillette, à la communication et à la conservation de vos Renseignements personnels
- De nous demander de quelle façon vos données personnelles ont été collectées par l’entreprise
Dans certains cas, nous pouvons refuser de vous fournir les Renseignements personnels demandés ou nous pouvons caviarder (noircir) certaines informations des documents que nous vous fournissons.
Responsable de la protection des Renseignements personnels
Pour toute demande d’accès, questions, demande d’informations, demande de retrait ou pour signaler un incident, nous vous invitons à contacter le Responsable de la protection des Renseignements personnels, Directrice des ressources humaines, aux coordonnées suivantes :
- Courriel : [email protected]
- Adresse postale : 7101 Av. du Parc, bureau 100, Montréal, QC H3N 1X9, à l’attention du Responsable de la protection des Renseignements personnels, Directrice des ressources humaines
- Téléphone : 1-514-982-6001, poste 6140
Une fois votre demande envoyée, nous vous répondrons au plus tard 30 jours à compter de la date de réception de votre demande aux coordonnées indiquées ci-dessus.
Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique lorsque requis. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, elles prennent effet immédiatement.
